【テレワーク推進】コロナ禍における情報システム部門の担うべき役割とITの活用

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新型コロナウィルス感染症に世界経済は大きな被害を被りました。
我々が住む日本においても同様であり、更に、ワクチン接種の遅れや、オリンピックなどの政治的な忖度や利害関係の問題により、まだまだ国内経済の見通しも暗い状況が続いています。

そんななかで、企業の情報システム部署は、コロナ禍における企業活動において非常に重要な役割を担っていると考えています。

今回の記事では、現在のコロナ禍において、企業の情報システム部署がITを活用して、どの様に社員の安全を守り、感染予防に取り組むことができるのかについて、一緒に考えていこうと思います。

尚、今回の記事では、ITにそれほど詳しくない人や、ITを活用してどのようにテレワークを推進したり、感染予防をしていけばよいかわからないといった方々を想定した内容で記事を書いており、IT業界の人にとっては既にご存知の情報も多く含まれているかと思います。
ご了承ください。

新型コロナウィルス感染症の主な感染経路と企業活動

まずは、一般的に知られている、新型コロナウィルス感染症の主だった感染経路をまとめていきましょう。

クラスター、全国2000カ所以上で発生 -2020年11月12日 東京新聞-

【出典】-2020年11月12日 東京新聞-

内容は古いのですが、この記事ではクラスター発生数の第二位に「企業・役所」と記載されています。
また、こういった議論の場ではなぜか避けられている「公共交通機関」も感染源の一つとして想定しておくべきでしょう。

よって、企業活動における「通勤」や「オフィスへの出勤」がコロナウィルスへの大きな感染リスクです。

それらを回避できる就業環境や業務ツールを提供できるかが、我々情シスの大きな役割と言えます。

通勤やオフィスへの出社の回避

まずは最も大きい感染予防対策としては、社員のオフィスへの出社を極力減らすことです。
前述したとおり、新型コロナウィルスの集団感染の多くは、皆さんが働く「オフィス」で起こっています。
通勤やオフィスへの出社を回避する方法を当項では考えていきます。

テレワークの推進

今更言及する程でもないほど当たり前の内容です。

最も効果的なのは、在宅勤務をしてオフィスに出社をしない「テレワーク」を推進することです。

社員が出社しなければ、オフィス内での集団感染も起こることはありません。

ただ、テレワークについては、既に多くの企業で導入できており、いまだに導入ができていない企業については、初めから導入が無理だと思い込んでおり導入を検討していない企業というケースが大半なので、今更難しい可能性もあります。

過去の記事でもテレワークの導入については書いているので、良ければ併せてご参照ください。

テレワークの導入や推進には、社員の業務を自宅などのオフィス以外の場所からできるようにする為に、ネットワーク環境の構築や手配、セキュリティの確保、業務のデジタル化などの取り組みが必要になり、ITの専門的な知識無くしては導入はままなりません。

また、テレワークを導入できても、それにより業務効率が下がってしまうのなら、あくまでコロナ禍における緊急避難的な業務形態としての扱いになってしまい、自社の働き方の一つとして定着することは難しくなります。
そこで、テレワークと言えど業務効率を犠牲にしないような環境やツールなどを矢継ぎ早に提案、導入していくことが必要になります。

中の人
中の人

何は無くてもまずは「テレワーク」

少人数から、一部の部署からなどスモールスタートで良いので、粘り強く導入を提案していきましょう!

 
 
 

時差出勤の導入やフレックス勤務制の導入

新型コロナウィルス感染症の大きな特徴として、感染力が非常に高い部分があります。
感染者と数秒同じ空間に一緒に居ただけで感染したという学術的な報告も存在しています。

その為、本来は極力人と接することは避けるべきですが、テレワーク未導入だったり、オフィスへの出社をせざるを得ない場合はどうしても発生します。

その場合でも、時差出勤制度を導入することで、公共交通機関において人が込み合うピークタイムから出勤時間をずらせることできて、そのような取り組みをするだけでも感染予防に繋がります。
また、フレックス勤務制度が導入できれば、オフィスに出社する時間も社員ごとにばらけることになり、オフィスのエントランスやエレベーターで発生する混雑からも回避することが可能です。

当然、そういった取り組みも情報システム部門だけで推進することは難しいですが、導入を進めようとした場合は、自社の勤怠管理上もこういった制度に対応させるためのシステム改修や設定変更などの対応が必要になります。

そこは情報システム部門が積極的に推進に関わるべき部分です。

情報システム部門からの後押しや前向きな協力が得られれば、労務管理を行っている人事系の部署も重い腰を上げてくれるかも知れません。

中の人
中の人

自社の就業形態を変えるのは情シスの業務範疇を超える大きな改革

他部署とも協力しながら、改革を実現しましょう!

 
 
 

オフィス内での取り組みやツールの活用

当項では、オフィスへの出社時におけるITを活用した集団感染の予防のアイデアや各種ツールの活用方法を考えていきます。

「フリーアドレスオフィス」の導入

フリーアドレスオフィス」という言葉はご存知でしょうか。
フリーアドレスオフィスとは、オフィス内に自分専用の席を設けず、ノートパソコンやWi-Fiなどを活用し、自由に場所を移動してオフィス内で業務を行う勤務形態を指します。

一般的なオフィスでは、社員ごとに自分の机と椅子があり、その場所は固定されています。
ただ、コロナウィルスの感染予防の観点から言えば、可能な限り人とは距離を保つ必要があります。

人と距離を保つためには席と席の間隔を離す必要があり、前述したテレワークを部分的に導入していたり、フレックス勤務形態を導入していたりすると、常に社員が全員出社することは減っていくため、席と席の間隔を空ける対応はオフィス内のスペースの有効活用の観点から言えば非常に無駄が多くなります。

それであれば、社員が自由に移動して人との距離を保てる場所を確保して業務が行える「フリーアドレスオフィス」は感染予防の観点からも「密」になり辛く効率的だと言えます。

「フリーアドレスオフィス」を導入する場合は、有線LANでもできますが、無線LANを有効活用することで、そのメリットを大いに享受できます。

その為、社内無線LANのアクセスポイントの拡充やメッシュ化、ローミングによるアクセスポイントの自動切換えによる快適なWi-Fi環境の提供は「フリーアドレスオフィス」には欠かせません。

また、無線主体のネットワークにおいては、セキュリティも考慮する必要があり、通信速度も有線LANと比べると遅くなります。
電波干渉により通信が不安定になる場合もあるので、無線ネットワークに関する専門的な知識は不可欠です。

よって、本格的に「フリーアドレスオフィス」を導入するためには、情報システム部門の支援や、情報システム部門自ら導入を推進していく必要があります。

人が移動することで、ウィルスが付着して拡散する恐れもあります。
その為、フリーアドレスで自身が使った場所は必ず消毒、清掃するといった運用ルールを課しておくことも重要です。
中の人
中の人

フリーアドレスが導入できれば、その状態からテレワークへの移行もやりやすくなります。

社員の働き方を大きく変える制度であり、是非チャレンジしてみましょう!

 
 
 

「BPO」を活用した業務のアウトソース化推進

テレワークを導入したくても、どうしても出社しないとできない業務があり導入できない企業も多いかと思います。

例えば、荷物の出荷作業だったり、郵送物の受け取りといった「物」を扱う業務の場合はテレワークを導入しようがありません。

そういったケースの場合は視点を変えて、その業務を他社に委託してみてはどうでしょう?

BPO」という言葉はご存知でしょうか?
Business Process Outsourcing の略称であり、企業がコアビジネス以外の業務プロセスの一部を、外部の専門業者に委託することをそう呼びます。

ビジネス・プロセス・アウトソーシング -Wikipedia-

「BPO」は様々な企業がサービスを提供しており、相当特殊な業務プロセスであってもアウトソースすることは可能です。

どの様な業務でも委託することは可能と書きましたが、一般的に委託されることの多い業務例も紹介しておきます。

一般的なBPO作業や業務

  • ダイレクトメールの封入発送
  • データ入力
  • 荷物の出荷や入荷
  • コールセンター
  • 一次受けヘルプデスク

こういった業務に共通しているのは、明確な手順があり、それに沿って作業や対応をしていけば委託元企業の業務を把握していなくても作業が成り立つところです。

逆に言えば、BPOを進めるには、作業手順や対応手順が明確、且つシンプルである必要があります。
客に、人が状況に応じて都度判断をしないと処理が進まなくなる作業を外部業者に委託することは難しいです。

このようにBPOを利用して、自社への出勤が必ず必要だった作業を外部業者に委託できれば、無事テレワークの導入が可能になります。

また、BPOを利用しようとした場合に、見落とされがちですが重要な要素としては、委託元企業の情報システム部署の支援です。

業務を他社に委託する場合に、委託元と委託先企業との間でどのように連絡を取り合うか、業務を委託する際に発生する日々のデータ交換をどの様に行うか、機密情報保護などのセキュリティをどの様に担保するかといったITに関連した懸念点や考慮が必要な点が多々発生します。

その様な部分は情報システム部署からの支援がもらえないとなかなか話が進まず、場合によってはBPO案件自体が頓挫してしまいます。

コロナ感染症対策だけではなく、BPOは自社の業務の効率化を促し、未来の売上に繋がるような前向きな業務へのリソース配分を増やすことに繋がる為、企業経営上も非常に有益です。

コロナ感染症対策を機に是非BPOにも注目してみましょう。

中の人
中の人

業務システムの世界でもPaaSやSaaSの様に、自前で全ての作るのではなく、出来合いのものを組み合わせて作るのが効率的です。

企業の業務プロセスも自社で全てを賄うのではなく、積極的にアウトソースを活用しよう!

 
 
 

「ペーパーレス」の推進

テレワーク導入の障壁となるケースとして、「紙の書類の管理業務」があります。
企業内で業務をおこなうにあたって、様々な紙の書類がやり取りされます。

物やサービスを購入するには稟議書や注文書、顧客から預かった契約書、お金を支払えば領収書、などなど。

書類を紙で管理する場合、書類の内容を確認するには、現物の紙の書類が存在している場所まで移動したうえで手に入れる必要があります。

また、紙の書類は最終的に書庫などに保管され、その書類の内容を確認する為にはその書庫まで移動して、大量にファイリングされた書類の山から対象の書類を探し出すといった非効率な作業が必要になります。

また、その書類を物理的に離れた場所にいる人に見てもらおうとした場合は、郵送をして物理的にその書類を送る必要があり、最短でも翌日、距離が離れていれば国内でも二日や三日も掛かります。

こういった紙の書類を紙のまま管理している以上は、その紙の書類を扱う業務にはオフィスへの出社が必要になり、テレワークの導入が行えません。

よって、こういった紙の書類はスキャナーなどで電子化したり、最初からExcelやWordなどのファイルとして作成して管理し、紙で印刷することを避けるといった「ペーパーレス化」の推進が非常に重要になります。

更に、国は元々企業における書類の電子化、ペーパーレス化の推進に積極的であり、最近も「電子帳簿保存法」が改正され、より規制が緩和されました。

こういった社会情勢においても、ペーパーレスは始めやすくなっています。

書類の電子化、ペーパーレス化を推進した場合のメリットは以下です。

ペーパーレス推進のメリット

  • 書類をメールなどに添付して送りあうことができる。
  • 電子化した書類のファイル名やファイル内のテキストを検索できるようになる。
  • 書庫でファイリングするといった物理的な保管作業か管理作業が不要になる。
  • ワークフローシステムなどを活用し関係者への閲覧や決裁の取得が効率的になる。
  • パソコンやタブレット端末のなかだけで書類に纏わる業務が完結するようになる。

コロナ感染症対策といった対応に関わらず、企業内の業務効率改善に対して非常に有益なのはご理解いただけるかと思います。

ペーパーレス化を推進する場合は、電子書類の保管方法、不測の事態に備えたバックアップ、書類の電子化に伴う社内システムの改修、電子書類のセキュリティ管理、等のITに纏わる様々な支援や環境構築を情報システム部署は求められます。

情報システム部署は積極的に関わり、自社のペーパーレス化を他部署と協力して進めていきましょう。

ペーパーレスの恩恵は業務の効率化だけではありません。
書類の無駄な印刷が激減することで、複合機等のプリンターから印刷する際のカウンター料金や、トナーやインクカートリッジの交換費用も大きく軽減できます。
あまり印刷コストを気にしない企業もありますが、カラー印刷であれば、一枚あたり数円〜10円近くのコストが発生しています。
会社全体で見ると相当大きなコストです。
是非削減してください。
紙の書類の管理は、前述したBPOで社外に委託することもできます。
例えば自社内に大規模な倉庫を持っているBPO業者の場合は、書類の保管サービスも併せて提供している場合も多く、サービス内容によっては、倉庫に保管する前にBPO業者が全ての書類をスキャナーでPDFなどでデジタル化してくれる場合もあります。
その場合は、書類の参照はBPO業者が提供するシステムを介してデジタル化した書類を参照できたります。
また、倉庫の保管場所は棚番号で厳密に管理され、書類の原本が必要になった場合は、BPO業者に依頼をすることで、その書類を取り出して送ってくれます。
その倉庫はセキュリティも担保され、自社で保管するより遥かに高いセキュリティレベルで運用してくれるのも安心です。
そういったサービスも併せて検討してみてはどうでしょうか。
中の人
中の人

書類管理のBPOで紹介した事例は、私の過去の経験を元にした実話です。

ペーパーレスは業務の効率化から、ビックデータの活用などの様々な可能性を秘めています。是非推進していきましょう!

 
 
 

対面でのやり取りを極力避けるための様々なツールの導入

今やZoom等のビデオ会議システムは非常に世の中に浸透してきました。

感染予防の名目でビジネスの現場では積極的に利用され、それが結果的に出張費用等の経費削減や、不必要な会議や打ち合わせの自粛といった、業務の合理化や効率化に寄与しているのは大変良いことです。

対面でのアナログなコミュニケーションも時には必要になりますが、感染予防の観点で見ると非常にリスクがある行為です。

上記の「ビデオ会議システム」といった事例と同様に、情報システム部門では、感染予防もしつつ、更に社内業務の効率化とも繋がるようなツールを色々提案していかなければなりません。

当項ではそれらのヒントになるアイデアを一緒に考えていきます。

ビジネスチャット

今や導入している企業も多いかと思いますが、改めて紹介していきます。

まず、「ビジネスチャット」としては有名な製品だと以下があります。

  • Slack
  • LINE WORKS
  • Chatwork
  • Microsoft Teams

すでに導入済みの企業であれば、社員間のコミュニケーションツールとして非常に便利なのは理解されているものだと思います。

コロナ感染予防の観点から、ビジネスチャットツールをオススメしたい理由は、チャットを使ったやり取りは、オフィスに出社して対面でやり取りをする感覚に類似している部分です。

チャットで送るメッセージは、目の前の席の同僚に話しかける感覚に似ています。

テレワークの様に物理的に離れた環境下で同僚とコミュニケーションを取りながら仕事を進めるにあたって、この「目の前の席の同僚に話しかける」感覚でやり取りができることはとても重要です。

同僚との物理的な距離は離れてしまいましたが、心理的な距離は、こういったツールを活用することで十分縮めることができます。

また、ビジネスチャットツールでは大抵、ビデオ通話機能があります。
テキストベースのやり取りに比べて、相手の表情や声色、音声がわかるビデオ通話の場合は、情報の伝達効率は大きく向上します。
テキストベースでのやり取りでは効率が悪い場合や、業務上重要な内容をやり取りする場合には、ビデオ通話機能も活用しながら利用していくのが良いでしょう。

中の人
中の人

社員間の活発なコミュニケーションはイノベーションを生み、適切な競争を促し、企業を強くします。

テレワークの導入、未導入に関わらず、是非おススメしておきたいツールです!

 
 
 

ワークフローシステム

企業において、承認プロセスの電子化は今や欠かせません。

物やサービスを取引先から購入するなら稟議書を作成して、それを上長や然るべき立場の人に承認してもらいます。
自身の住まいの転居や出勤時の公共交通機関の経路が変われば、転居届や交通費申請を作成して、経理や人事へ提出します。

こういった書類のやり取りは紙で印刷されたものを社内の担当者や担当部署に送り、時には複数人で順番に閲覧しながら押印をもらいながら承認を取得しますが、このようなやり取りをするにはやはり会社への出社が必要になります。

どこの会社でも、申請を出す書類ごとに以下の様なルールが決まっています。

  • 申請者の申請権限
  • 申請書の記載項目
  • 申請書類の承認担当者
  • 申請書類の回覧部署や担当者

紙の申請書類に対して、閲覧や承認のハンコを押印して回していたやり取りをシステム化したものが「ワークフローシステム」です。

紙に手書きで書いていた申請書類は、ワークフローシステム内の申請内容入力用のWebフォームに置き換わり、申請書類の閲覧や承認作業は、ワークフローシステム内の担当部署や担当者のアカウントに通知が届き、画面を通して閲覧や承認ボタンを押す作業に置き換わります。

よって、現物の申請書類を紙で回す必要はありません。

紙の書類を社内でやり取りしなくても良いということは、パソコンのなかだけで業務が完結するということになり、出社も必要なくなります。

また、併せて、紙の書類を送り合ったり受け渡しをするリードタイムも無くなるため、承認までの時間が大幅に短縮され、業務の効率化にも繋がります。

もし社内の各種申請処理の電子化ができていなければ、ワークフローシステムの導入を検討してください。

中の人
中の人

紙の書類を伝言ゲームのように社内で回すのはもうやめにしましょう!

 
 
 

オンラインストレージ

オフィスへの出社が必要になる要因の一つとしてあるのが、「オフィスじゃないと社内のファイルサーバーへ繋げないから」といったケースもあります。

どこの会社でも、業務で使用する様々なファイルは社内ネットワーク内のファイルサーバーで管理しています。

そのファイルサーバーでは部者ごとなどでフォルダ分けされ、ActiveDirectoryでアクセス制限が掛けられ、ユーザーの属するグループの権限によってアクセスできる共用フォルダが限定されていたりします。

もしファイルサーバーを利用するためにオフィスへの出社を余儀なくされているなら、「ビジネス向けオンラインストレージ」を利用することを提案します。

オンラインストレージは、インターネットで提供されているサービスで、ブラウザで利用できるWebサービスです。
また、製品によっては、パソコンなどに専用のクライアント用ソフトをインストールすることで、更に便利に使用できます。

オンラインストレージでは、インターネットを介して、ファイルのアップロードやダウンロードかできて、ユーザー間でファイルの共用もできます。

また、ビジネス向けオンラインストレージの場合は、ユーザーごとに細かくアクセス制限を設けることができてたり、オンラインストレージ上のファイルを異なるユーザーが同時に編集することもできたりします。

社内で利用するファイルサーバーでは大量のファイルを管理しており、単純にオンラインストレージに置き換えると言う訳にもいかないのですが、上手く使い分けることでオフィスへの出社の必要性を大きく軽減することが可能です。

企業で管理するファイルには、顧客の個人情報や事業における機密情報が含まれているケースもあり、それらが社外に流出した場合、企業経営に対するインパクトは甚大で、流出規模によっては企業の存続まで危ぶまれるケースもあります。
よって、そういった事故を未然に防ぐため、セキュリティを考慮した運用設計やアクセス権などの権限設定が非常に重要になります。
世の中の非常事態とは言え、それを理由にセキュリティを疎かにしてはいつか大きな事故に繋がります。
よって、セキュリティも十分検討したうえで導入することをおススメします。
中の人
中の人

オンラインストレージ製品以外にも、グループウェアのファイル管理機能なんかも便利です。

ファイルの管理は様々なツールがあるので色々検討してみよう!

 
 
 

最後に

今回は、コロナ感染症対策としての、情シスの役割やおススメしたい就業制度やツール、仕組みなどを紹介しました。
高度なITの見地が有り、今回紹介した項目の大半は既に自社に導入済みだったり、より高度な取り組みをされている企業も多くあるかと思います。

ただ、実際の世の中の企業の多くは、我々ITエンジニアからしたら常識だったり、当たり前のように利用しているIT技術やツールなどの存在を知らなかったり、知っていても導入まで至らないケースも多々あります。

そういった企業の経営陣やバックオフィス系部署の担当者に今回の記事が届けばと思って書きました。

後、BPOなどの件は、私が過去に関わった実際のサービス内容や利用した状況を元に書いており、こういった知識はIT技術とは異なる分野のものになるため、私の経験が他社で活かしてもらえると嬉しいと考えながら書いています。

まだまだ世の中は大変な状況が続くと思われますが、そんななかでも我々情報システム部門は大変な状況だからこそ、非IT人材にはできない、デジタル技術を活用した提案や発想で会社に貢献していくことができます。

他部署を、自社を、世の中を、我々の力で良くしていきましょう!

今回も長々と読んでいただきましてありがとうございました。
それでは皆さんごきげんよう。

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