【テレワーク】導入を無理だと思い込んでいる企業の発想を変えるポイント

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IT関連雑談

皆さまの勤めている会社では、「テレワーク」は導入できているでしょうか?
テレワークの導入を難しいと諦めてしまっている会社も多いかも知れません。
今回は企業における自社への「テレワーク」の導入について記事を書いていこうと思います。

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テレワークの導入は自社では無理だと考えるよくある理由

現在勤めている会社でもそうなのですが、はなから無理だと思い込んで思考停止をしている経営陣や現場責任者も多くいらっしゃいます。
自社や巷でよく耳にする「テレワークを導入できない理由」は以下です。

  • 個人情報や機密に関するセキュリティが担保できない
  • 物理的に社内に居ないと行えない業務内容だからできない
  • 社内に居ないと労務管理ができない
  • テレワークのための設備環境がない

ただ、企業には社員の「安全配慮義務」があり、これは労働契約法で定められています。
安全配慮義務では以下のように記載されています。

「使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものである」

現在コロナウィルス感染症により、日本国内は非常事態宣言が出されています。
この様な状態のなかで、社員に対して公共交通機関を使用した通勤を強いたり、所謂「三密」環境とも呼べるオフィス内で終日業務を行わせることが「社員の安全に配慮している」と呼べるでしょうか。

感染症の収束の目途が立たないなか、企業が持続していくためには事業を継続していく必要があり、国や自治体からの支援を受けられない状況下では、現在の状況も仕方ない部分は理解もしておりますが、社員が外出することなく業務が行える「テレワーク」という仕組みは、コロナウィルス感染症対策として非常に有効です。

また、今回の感染症対策だけではなく、社員に多様な働き方を提供できることで社員の満足度を高め、且つ、うまく運用することで残業費などの人件費抑制や、事務所の維持に纏わる経費の軽減、労働における生産性の向上など、テレワークには様々なメリットもあります。

「うちではテレワークの導入は無理!」と思考停止をするのではなく、”どのようにしたら導入できるのか“を一緒に考えていきましょう。

 

個々の「できない」を「こうすればできる」に変える

前項で提示した、テレワークを導入できない理由について、具体的な解説をし、考え方を変えたり、具体的な対策を提示して、「できる」に変えていきましょう。

個人情報や機密に関するセキュリティが担保できない

こういった意見はよく聞きます。
現に私が就業している会社でもそういった意見を聞きました。
ただ、こういった意見を言われる人たちの大半は、そもそも「セキュリティにおける専門的な知識」を持っていません。
知識が無いので、セキュリティを担保する仕組み手法もわからず、思考停止的に「できないから無理」という発想で終わっています。
そもそも、現在の社内ではそれほど強固なセキュリティを構築しているのでしょうか。

・私物のスマートフォンなどの電子機器の持ち込みを禁止できていますか?
・個人情報や社内機密の管理をゾーニングして適切に管理できていますか?
・取引先や来客時の自社への入館、入室を厳密に管理、記録できていますか?
・LINEやウェブメール、オンラインストレージなどのプライベートなアカウントの業務利用を厳しく制限できていますか?

こういった基本的なセキュリティに関する取り組みも出来ていない企業において、自社内で業務をさせることでセキュリティが担保されるという考えは間違っており、その発想自体がリスクです。

では、次項では、セキュリティ的な懸念に対して発想を転換してどのような対処方法があるかを考えていきましょう。

記録に残すことを優先する

自社内ではない環境化で業務をさせる場合、自社のオフィスに出勤して業務をしてもらっている状態より強固なセキュリティを確保することは通常困難です。
上手くテレワーク環境を確保することで同等、ただ、通常は自社内よりセキュリティレベルは当然下がります。

その為、そこは仕方がないものと目を瞑り、テレワーク環境化でのセキュリティ確保ではなく、「業務内容やPCの操作をすべて記録に残す仕組み作り」を優先させる方法があります。
テレワークで実施する全ての作業は記録されていれば、その記録をチェックすることで不正に気付くことができます。
また、テレワークに起因したセキュリティ上のインシデントが発生した場合に、その調査も容易になります。
また、記録されていることを社員が認識することで、不正に対する抑止力的な効果も期待できます。

PCの操作をすべて記録に残す仕組みとしては、企業の端末管理で一般的に使用されている「資産管理ソフト」がその役割を担います。
資産管理ソフト」は過去に当ブログで紹介しております。

【資産管理ソフト】今更聞けないセキュリティ関連知識の紹介と解説1
昨今は企業の情報システムにおけるセキュリティの重要性が非常に増しております。 ランサムウェアの巧妙化や高度化、悪質性も増しており、インシデントが発生した場合の対応を誤ると、企業の存続まで危うくなる時代になってまいりました。 ただ...

過去の記事でも紹介していますが、資産管理ソフトでは全ての操作がログとして記録されます。
またUSBフラッシュメモリーなどの外部デバイスの接続を制限できる仕組みも用意されております。
テレワークをする場合に、前提として私物のパソコンではなく、会社のパソコンを使用する想定で当記事は作成しておりますが、資産管理ソフトが元々導入済みの企業であれば、特に特別な設定をすることなく会社で使っていたパソコンを自宅に持ち帰りテレワークでも活用できます。
また、もし資産管理ソフトをまだ導入していない企業であれば、テレワーク導入を機に資産管理ソフトも導入してみては如何でしょうか。

また、PCの操作ログだけではなく、業務内容の多くを記録に残していくことも有効です。
個人情報を扱う業務であれば、今日は誰の個人情報を業務で扱ったかといった記録を管理します。
記録を残すことで、資産管理ソフトと同様に、インシデント発生時のチェックが容易になり、自身の業務が会社に記録されているという現実が不正防止の抑止力になります。

セキュリティは強固な環境を構築することだけが重要なのではなく、リスクを適切に管理することも重要です。
テレワークではセキュリティを強固にすることは困難な為、リスクの管理を徹底しましょう。

 

社内に居ないと行えない業務内容だからできない

これもよく聞きます。
ただ、本当にそうでしょうか?

まずここで検討すべき事項の一点目は、社員個人ごとの業務をどこまで細分化して切り出せるかです。

例えば社員のAさんが担当している業務をすべてまるっとテレワーク化しようとした場合、当然業務内容によってはテレワークが難しい場合もあるでしょう。
ただ、Aさんの業務すべてが自社内に居ないと行えない業務でもないはずです。
だったら、業務内容を細分化し、テレワークできる業務とできない業務を分離し、テレワークで対応できる業務を在宅でしてもらえれば良いのです。

もし会社内でテレワーク勤務だけではなく、オフィスに出勤している社員も居るようなら、Aさんの在宅ではできない業務は出勤してきている別の社員に割り振れば良いのです。
出勤してきている社員の業務が増えることになる為、その出勤してきている社員の持っている業務から、在宅で行える業務を同様に切り出して、その業務をAさんに担当してもらえば全て解決します。

このような業務の入れ替えを行おうとした場合は以下のような環境にあるか否かが重要です。

・各組織の部門長が配下の社員の業務内容を十分に理解している。
・各社員の業務は俗人化しておらず、業務を習得するためのマニュアルが用意されている。

要は企業の組織の部門長が部下の社員の業務内容を把握し適切に管理できている状態であれば、誰のどの業務を入れ替えることで在宅化が可能かを判別することができます。
また、社員の業務内容が俗人化しておらず、業務マニュアルが整っている環境であれば、容易に社員ごとの業務内容を入れ替えて調整することができます。

もし上記の環境に貴方の会社がなっていないということであれば、その会社の部門長は部下や組織を管理できておらず、上長として失格です。

業務の入れ替えによってテレワークを導入できるようにする対応以外に、もう一点検討すべき事項があります。
それは、「その業務が本当に社内にいないとできないのか」です。

物理的に会社に出勤していないとできなさそうな業務とその実態を列挙してみましょう。

紙を印刷しないといけないから
→もしリモートで自宅から会社のパソコンに接続する形態のテレワークであれば、会社のパソコン上でプリンターに印刷データを流すことはできます。
印刷結果の確認は誰かにやってもらえば良いのです。
そもそも紙に印刷しないといけないのか?PDF等のデータではダメなのかの再考が必要です。
FAXを送らないといけないから
→FAXは複合機で直接操作しないと送れないと思われがちですが、パソコン上からPDFなどのデータをFAXとして送ることが出来る仕組みがあります。
社内システムへのアクセスや社内ファイルサーバへの接続は自宅からできないから
→そもそも一般的なテレワークの手法を理解していないが為の発想です。
テレワークのやり方としては、社内のネットワークと断絶して自宅で作業する方法もありますが、比較的多いのは、有償のリモート接続サービスやネットワーク機器の機能で備わっているIPsecVPNやSSL-VPN機能などを利用して自宅から自社のネットワークに接続して、自社にある自身のパソコンにリモート接続して行うケースです。
この場合は自宅から自社のネットワークにアクセスが出来るため、自社の業務システムやファイルサーバへの接続もオフィスに出勤して業務するのと同様に行えます。
電話の受け答えが必要だから
→確かに電話が主体の業務であれば物理的にオフィスへの出社が必要そうですが、電話の場合はNTTオプションサービスで電話転送ができるサービスがあります。これは掛かってきた電話を特定の電話番号に自動で転送して着信させるサービスです。
また、電話転送サービスにプラスして携帯電話も活用することで、電話主体の業務であっても業務内容によっては出社しなくても業務が行えたりします。

あくまで上記の例以外にも色々なケースがあるかと思いますが、ちょっとした工夫をしたり、業務を見直すことで「できない」を「できる」に変えることができます。
貴方の会社ではどのように工夫をしたり業務を見直すことでテレワークが可能になるのかを一度検討してみては如何でしょうか?

社内に居ないと労務管理ができない

これもよく理由として聞きます。
ただ、ここでいう「労務管理」とは、決まった時間の間、社員を働かせることを指すかと思いますが、この発想は考え方が古く、効率的や生産性の高い業務が行えていない組織だということが分かります。
社員の仕事を時間で縛るのはアルバイトやパートなどの時間給で仕事をさせている雇用形態であり、月給や年棒制で雇用している社員の場合は労働時間ではなく、「労働の成果」で評価を行うべきです。

例えば、比較的テレワークの導入が進んでいる業種もあります。
主だった業種だとIT業界です。
IT業界の仕事内容は、一般的には、社員ごとに明確な業務分担がされており、与えられている業務に対して完了させるスケジュールも決まっています。
決められたスケジュールのなかで、ある程度の品質で与えられている業務を完了させられれば、その完了までの過程は重要視されません。
また、IT業界の仕事はほぼパソコンのなかで完結することが大半なので、パソコン一台と何らかのプロジェクトメンバーと共有できるネットワークの仕組みがあればそれでテレワーク環境も作れます。
上記の様にIT業界は、テレワークと非常に相性が良い為、テレワークの導入が他の業種より進んでいます。

では、冒頭の「労務管理」について戻りますが、「労務管理」の役割を、「決まった時間の間労働させるための管理」ではなく、「与えられた仕事が適切に進んでいるかの管理」に発想を切り替えれば、社員がパソコンに何時間向かっていたか、社員が業務を何時間行ったか、社員が自宅で業務以外のことをやっていないか、といったことを気にする必要はなくなり、
・今日の成果はどこまで進んだか(今日は何の業務をしたか)
・明日はどこまで進める予定か(明日は何の業務をするか)
といった内容のチェックだけを行えばよいことになります。

社員が何時に仕事をして、何時間パソコンに向かうかを重要視している限り、適切なテレワークの運用はできません。
例え社員が日中に遊んでいようが、決められたスケジュールで与えれらた仕事が進んでいれば良いという発想に切り替える必要があります。

ただ、こういった発想に切り替えるには、その組織の現在の業務自体が明確なスケジュールのなかで仕事をしていたり、社員ごとの分業化が適切に実施されている必要があります。
これが出来ていない組織とは、業務のスケジュールが明確に定義されておらず、社員の役割分担も曖昧であり、非効率な業務が蔓延している可能性があります。

よって、テレワークにおける労務管理を適切に行えるようにするには、そもそも組織の部門長や各セクションのリーダーが、配下の社員の業務内容をきっちり管理することが必要であり、業務内容の管理とは「明確なスケジュールの提示」と「明確な業務分担」です。

 

テレワークのための設備や環境がない

これもよく聞きますが、実際には「テレワークを導入する場合に必要になる設備や環境を知らない」というのが正しい解釈だと思います。

人によってはポリコムとかの本格的な機器を使用したテレビ会議システムなんかを漠然とイメージしてたりするかもしれませんね。

当然ですがそうな高額な機器など導入しなくてもテレワークを導入することは可能です。

当項では、テレワークを行うために必要な機器やサービスの項成案を紹介していきます。

リモート接続サービスの例

次項で各構成例を紹介していきますが、それらの構成では必ずインターネットを介して社内端末へのリモート接続を行う前提となっています。
その為、そのリモート接続を行うためのサービスを紹介しておきます。
尚、リモート接続サービスは世の中に色々存在しており、私自身はそのなかの一部しか使用した経験が無い為、自身が使用したことがあるサービスのみを紹介します。
よって、他にも優れたサービスはたくさん存在し、最終的なサービスの選定はご自身で実施していただくか、取引のあるシステムベンダーからの提案をもらった方が良いかと思います。

TeamViewer
リモート接続サービスのなかでは超定番のサービスです。
リモート接続時の手順も簡単で、比較的低速な通信帯域でもストレス無く使用が可能です。
当製品を非法人と偽って無償で利用している人も多いかと思いますが、有償利用をする場合でもアカウントあたりの利用費用は他社製品と比較しても割安な感じがします。
また、接続を受け入れる側のPCにインストールしたTeamViewerに設定をすることで、無人ログイン(都度ワンタイムパスワードを発行し、対人で接続許可のやり取りをする行為が不要になる)で遠隔のPCに接続もできます。
RemoteView
過去に自社に導入してリモート接続サービスを導入する際に、いくつかの製品を評価して選択して導入したリモート接続サービスです。
利用費用も比較的安価で、且つ追加オプションでは標準機能として、リモート接続用アカウントの管理機能があります。
その管理機能ではだれがどのクライアントに接続しているのかや、ファイル転送の可否等の設定をアカウントごとに設定できたりします。
また、通信品質も良好でした。
当然無人ログインも可能です。
ISL Online
現在就業している会社のヘルプデスクで問い合わせ元の端末にリモート接続する際に使用しています。
よって、無人ログインによるテレワーク的な用途では使用していませんが、無人ログイン的な使用もできるようです。
通信品質は良好で、国内でも利用しているユーザーは多く、実績も十分です。
ただ、利用費用が結構高いです。
テレワークみたいに大量のアカウントを購入した場合は安くなるのかも知れませんが、数アカウント程度だと間違いなく他社の製品の方が安くと思われます。

【おすすめ度ナンバー1】モバイルルーター+ノートPC+リモート接続サービス


もしコスト的に許容出来ればこの構成が一番おすすめです。
一人に一台のモバイルルーターとノートパソコンを提供します。
ノートパソコンには当然アンチウィルス等のセキュリティソフトをインストールし、前述した資産管理ソフトも併せて入れておきます。
それにより、在宅環境下でも最低限のセキュリティレベルを担保します。
また、モバイルルーターを提供することで、社員の自宅のプライベートなネットワークに接続させる必要が無くなります。
コンピューターウィルスやランサムウェアに感染した場合、ネットワークを介して別の端末に感染を広げる特性を持つ個体も存在する為、自宅のネットワークに会社の業務用のパソコンを接続させることは大きなリスクが伴います。

また、リモート接続サービスを利用し、インターネットを介して、会社のオフィスに置いてある自身のPCとリモートで接続することができ、そのリモートで接続した自身のPC上で各業務を実施します。

ただ、この構成の場合、ノートPCを新規に購入し、モバイルルーターを新規に契約する必要があり、結構なコストが掛かります。
またモバイルルーターで一日中リモート接続し続ける場合は、データ使用量も大きくなる為、データ通信料の契約も定額制にするなどの検討も必要です。
もし社内でモバイルルーターやノートPCの余剰があったり、業務の見直してテレワーク用に確保できる状況にあれば良いのですが、両機器ともに新しく手配しないといけないとなった場合は、規模によっては大きな費用が掛かる為、現実的ではないかも知れません。

【おすすめ度ナンバー2】ノートPC+リモート接続サービス

前項の環境からモバイルルーターを抜いた構成です。
モバイルルーターでインターネット環境の提供をすることをやめて、インターネット接続環境自体は社員の自宅のネットワークに接続させてもらい、会社が提供したノートPCを使用する構成です。
この場合は、前述したセキュリティの低いネットワークに接続することになり、ウィルス感染などのリスクが発生しますが、モバイルルーターの手配や利用に伴うコストは発生しません。
前項の構成より現実的な構成になります。
ノートパソコンには、セキュリティソフトや資産管理ソフトをインストールしてある為、ウィルス感染を検知した場合にシステム管理者に通知したり、業務外のPC利用や機密情報の不正取得などの疑いがある操作をチェックすることができます。

【おすすめ度3】私物PC+リモート接続サービス


あまりおすすめはしない構成ですが、前項の構成からさらにノートパソコンの提供も無くし、社員の私物のパソコンから自社のオフィス内のPCにリモートで接続する構成です。
ただ、危険極まりないかと言えば、そこまで危険度が高い訳でも無いです。
今回紹介したリモート接続サービスを介して自社のマイPCに接続する場合、IPsec-VPNやSSL-VPNでの接続の様に、接続先のネットワークと自宅の私物PCが直接接続する訳ではない為、私物PCでウィルス感染していても、それがネットワーク越しに社内の接続先PCへも感染するということは起こりません。
また、リモート接続サービスでは、使用者の利用できる機能を制限できる製品も多い為、例えばファイル転送を禁止し、クリップボードの受け渡しを禁止することで、接続先のPCから直接私物のPCへのファイル転送をすることを制限し、機密情報のファイルの流出を防いだり、リモート端末間でのコピーアンドペーストでの文字情報などの受け渡しを出来なくすることで、ある程度のリスクを軽減できます。
また、資産管理ソフトでの私物のパソコンに対する利用状況のチェックは当然行えませんが、業務ではリモートで会社のオフィスにあるマイPCに接続してそちらを操作していることが前提となる為、会社内のパソコンに資産管理ソフトが入っていれば、その会社内のPCの使用状況をチェックすれば事足りることになります。

よって、テレワーク導入にあたって新しい機器の手配が難しい場合は、リモート接続サービスの購入のみで済ませてしまうのも一つの方法です。

その他の構成例

上記の構成では、会社のオフィスに設置している自身のPCにリモート接続して作業をする前提での構成でしたが、それ以外でもよくある構成では、会社の自分用のパソコンを自宅に持ち帰って作業をするという構成も多いです。

この場合、IPsec-VPNやSSL-VPNといった仕組みを使わないと社内ネットワークへの接続ができない為、そういったVPNの仕組みを利用しているか、または社内ネットワークへの接続は諦めて、それらを必要としない業務に対して作業をしているのかと思われます。

テレワークで導入しておくと便利なその他のサービス

テレワークで社員同士が話し合いをする場合、真っ先に思い付くのが「電話」です。
ただ、電話は通常一対一でしか会話できません。
複数人で会話したい場合は電話では対応できません。
また、電話では当然音声でのやり取りしかできず、相手の顔は見えません。
話し合いのなかで資料を共有して議題にするのも不便です。
そこでよく利用されるサービスが「Web会議システム」と呼ばれるサービスです。

インターネットを使ってテレビ電話ができるものですが、一対一でのテレビ電話としての機能だけではなく、同時に複数人、製品によっては50人とか100人で会話をすることが可能と謳っているものもあります。
無償で利用できるものも色々あり、社員一人一人が同じ空間に集まれないテレワーク環境では必須のツールとなりつつあります。

参考までに主だった「Web会議システム」で使用できるサービスを紹介しておきます。
以下のサービスは私自身でも何度か使用しており、十分実用に耐える優秀なサービスです。

Skype
昔からある定番のテレビ電話用サービスです。
今はMicrosoftが買収し、Microsoftのサービス群の一つになっています。
Windows10のパソコンであれば標準でインストールされています。
通話や映像の品質も安定しており、快適なWeb会議が行えます。
Zoom
ここ数年で一気に利用者が増えたサービスです。
最近の報道では、セキュリティ上問題があるツール(例えば通信の暗号化の実装が甘く、悪意のある中継者が通信内容を復号して傍受できるなど、その他色々・・・)として、様々な組織や団体からバッシングをされています。
それに対してZoom側ではアップデートで脆弱性を解消したり、謝罪と釈明等がなされているのが最近の状況です。
と最近は色々あるサービスですが、現在もコロナウィルス感染症の拡大によりユーザーは急増しています。
ここまで利用者が急増している要因としては、使い勝手がよく、通話や映像の品質も高いということの裏返しです。
Cisco WebEX
おそらく世界中の企業で最も使われているWeb会議システム用サービスだと思います。
こちらは基本的に有償ですが、それほど利用費用は高くなかったと記憶しています。
詳細は取引のあるシステムベンダーにお問合せください。

コロナウィルス感染症とテレワーク

今年はコロナウィルス感染症の猛威により、去年までは考えもしなかった世の中になっております。

自身が感染するリスクを抱えながら最前線で感染者の治療にあたる医療従事者の皆さまの精神的なストレス、肉体的な負担は大変なものだと思います。
どこかの建物をきらきら光らせてイルミネーションで感謝を伝えたり、SNS上で歌を歌って感謝をあらわすことにどれほどの必要性があるのか甚だ疑問です。

医療知識が無く、医療行為もできない我々一般人にできることは、どこかで今も頑張ってくれている医療従事者に心の中で感謝しながら、そういった人たちの世話にならないよう、感染するリスクを避けた生活を送ることのみだと思います。

今回はテレワークに関する記事を書きました。
感染を抑制する効果的な手法の一つが「テレワークによる在宅勤務の推進」だと考えています。
テレワークの導入に関する記事を書くことで、どこかの企業でテレワーク導入のきっかけに繋がることがあるかも知れません。
コロナウィルス感染症で危機を迎えている世の中に対して、自身の僅かながらのITの知識と経験で少しでもこの現状が改善に繋がられたらと思い、今回の記事を書きました。

今回も読んでいただきましてありがとうございました。